Wanneer wij teams begeleiden, horen we vaak dat zij veel tijd kwijt zijn aan vergaderingen. Er wordt besproken, afgestemd, gedeeld en teruggekoppeld. Op papier klinkt dat logisch, want samenwerken vraagt communicatie. Maar wanneer wij doorvragen, blijkt iets opvallends. Meerendeel ziet vergaderen als tijdverspilling.
Uit onderzoek blijkt: 70% van de medewerkers ziet vergaderen als ineffectief
Uit meerdere onderzoeken blijkt dat een groot deel van de medewerkers vergaderingen als ineffectief ervaart.
Harvard Business Review liet al zien dat bijna 70 procent van de medewerkers vindt dat vergaderingen hun werk belemmeren. Dit komt door acties die geen opvolging krijgen, onderwerpen lang duren door discussie en besluiten die uitbleven.
En dit terwijl vergaderingen een hoeksteen voor de organisatie kunnen zijn. Overleg is namelijk essentieel om afstemming te creëren. Daarnaast biedt vergaderen die mogelijkheid voor collega’s om elkaar om hulp te vragen. Vergadering is ook nog eens onmisbaar voor de veiligheid en verbinding in het team.
De belangrijke oorzaken van tijdverspillende vergaderingen
Ineffectieve vergaderingen ontstaan zelden omdat teams niet willen samenwerken. Het is wel zo, dat wanneer gesprekken worden gebruikt als vervanging voor actie, de energie en effectiviteit van vergaderingen daalt. Het voelt veiliger om te praten dan om beslissingen te nemen. In gesprekken blijft alles open. Niemand hoeft zichtbaar te worden, niemand hoeft verantwoordelijkheid te nemen en niemand hoeft risico te lopen. Daardoor blijven teams hangen in woorden en schuiven afspraken door naar de volgende week.
Uit onderzoek blijkt, dat de 5 belangrijkste oorzaken voor ineffectieve vergaderingen zijn (Rogelberg, S.G., 2019):
- Geen duidelijk doel of agenda.
- Geen rolverdeling.
- Gebrek aan besluitvorming.
- Geen opvolging van actiepunten.
- Mensen voelen zich niet gehoord op betrokken.
Outdoor en tijdverspillende vergaderingen
Tijdens outdoor opdrachten zien wij dit patroon binnen enkele minuten ontstaan. Een team krijgt een uitdaging en begint te overleggen. Iedereen denkt mee, er worden vijf opties benoemd en een zesde wordt geopperd. Maar zodra er een keuze moet worden gemaakt, valt het stil. Iedereen wacht op elkaar. De vergadering gaat door, maar de oplossing komt niet dichterbij. Tot er een tijdsdruk wordt meegegeven, dan gaat iedereen in kleine groepjes verder, zonder de uitdaging als gehele groep te overwinnen.
Vergaderingen worden pas effectief wanneer het doel helder is en de verantwoordelijkheid concreet wordt. Wanneer iedereen weet waarom hij erbij zit, wat de bedoeling is en welke beslissing er aan het einde moet liggen. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in veel teams ontbreekt precies dat. Een vergadering zonder richting wordt vanzelf een gesprek. En gesprekken zonder richting leveren weinig op.
Wanneer teams leren om vergaderingen effectiever te maken, verandert er veel. Overleggen worden korter, en krachtiger. Er ontstaat meer duidelijkheid en minder verwarring. Mensen gaan met energie de deur uit omdat zij precies weten wat er is afgesproken en waarom. En de samenwerking wordt sterker, omdat teams niet langer schuilen in eindeloze gesprekken, maar in concrete acties stappen.
Herken je dat vergaderingen veel tijd kosten en weinig opleveren?
Vaak ligt het probleem niet in de hoeveelheid overleg, maar in het ontbreken van heldere doelen en rollen.
Tot slot
Teams die ineffectief vergaderen, missen kansen om te groeien.
Wil jij weten waar de volgende stap ligt voor jouw team? Maak de teamscan om helderheid te creëren waar jouw team staat.
Of volg ons op LinkedIn voor wekelijkse tips over leiderschap & teamontwikkeling.
