Problemen oplossen, klinkt makkelijk. Blijkt anders. In veel organisaties zien wij dat problemen blijven liggen, doorschuiven of groter worden dan nodig is. Mensen zien het wel, voelen het wel en hebben vaak ideeën over wat er anders zou moeten, maar toch gebeurt er weinig. Het tempo waarin problemen worden opgepakt, zegt veel over de cultuur waarin mensen met elkaar werken. Cultuur is enerzijds wat op papier staat, en anderzijds wat zichtbaar is in gedrag.
Attitude vormt de basis van problemen oplossen
Een cultuur waarin problemen snel worden opgelost, ontstaat niet door harder te werken of meer structuur neer te zetten. Het begint bij hoe mensen naar problemen kijken. In sommige organisaties worden problemen gezien als een belemmering of als iets dat je liever zo min mogelijk wilt zien. In andere organisaties worden problemen gezien als informatie; een signaal dat er iets te leren valt, dat iets moet worden aangescherpt of dat er iets zichtbaar wordt dat nog geen plek had.
Teams die problemen snel oplossen, hebben een andere attitude. Zij benoemen wat er speelt, zij wachten niet tot iemand anders het zegt en zij nemen verantwoordelijkheid voor hun eigen deel. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk vraagt dit om een cultuur die veilig genoeg is om eerlijk te zijn. Want zonder veiligheid blijft eerlijkheid beperkt tot wat sociaal wenselijk is.
Heldere verwachtingen voorkomt problemen
Wanneer wij organisaties begeleiden, zien we dat problemen sneller worden opgelost wanneer er wordt gewerkt met heldere verwachtingen.
Ten eerste: het opstellen van heldere verwachtingen.
Mensen weten wat er van ze verwacht wordt, op waarden-niveau als op gedrag-niveau. Dit wordt zo concreet mogelijk beschreven. Bijvoorbeeld: ‘Eerlijkheid – wanneer ik een issue met iemand heb, loop ik meteen naar deze persoon toe, en bespreek ik dit direct.’ Hoe minder concreet, hoe groter de kans op falen.
Ten tweede: Het communiceren van deze verwachtingen.
Wanneer de verwachtingen verhelderd zijn, is het noodzakelijk deze te communiceren, anders weten anderen niet van de verwachtingen af, waardoor de verwachtingen niet tot uiting kunnen komen.
Ten derde: verantwoordelijkheid nemen voor de verwachtingen.
Wanneer de waarden en gewenste gedragingen gecommuniceerd zijn, is het taak om deze te bewaken. Wanneer iemand de verwachting niet nakomt, dient deze persoon hierop gewezen te worden. Zo bewaak je de visie, en zet je een hoog standaard neer, wat zorgt voor meer resultaat.
Tot slot over problemen oplossen
Cultuur verander je niet op papier, maar in gedrag. Dit gereedschap ondersteunt teams om een visie op samenwerking te creëren, maar kan snel verwateren wanneer de derde stap niet wordt toegepast. Wanneer iedereen akkoord is om elkaar aan te spreken, wordt de cultuur van verantwoordelijkheid in stand gehouden, en verdwijnt de lage standaard.
Herken je dat problemen in jouw team blijven liggen of te laat worden besproken?
Dan is het waarschijnlijk geen kwestie van onwil, maar van cultuur. En die cultuur is te versterken.
