In bijna elk team waar we komen, horen we dezelfde frustratie terug van leiders en HR. Het gaat vaak over afspraken nakomen.
“We hebben samen duidelijke afspraken gemaakt, maar ze worden niet nagekomen.”
En dat is vaak niet naar intentie. Mensen staan zelden op met het idee om afspraken bewust te negeren. In de praktijk gebeurt er iets anders.
Wanneer we met teams werken, stellen we daarom de vraag:
“Wat gebeurt er precies tussen het moment dat jullie een afspraak maken en het moment dat die niet wordt nagekomen?”
Vaak ontstaat er dan een stilte in de groep. Want bijna niemand weet het.
Dat is precies de kern van het probleem.
Waar gaat afspraken nakomen mis?
In het nakomen van afspraken hebben wij te maken met communicatiestijl, de onderliggende attitude en de cultuur in het team. De cultuur is een combinatie van vertrouwen, veiligheid, onderlinge verwachtingen en verantwoordelijkheid. Als die elementen niet stevig zijn, blijft een afspraak een zin in de lucht.
In de praktijk zien we vier terugkerende redenen waarom afspraken sneuvelen.
1. Mensen spreken de afspraak uit, maar zijn bang om een fouten te maken
Wanneer iemand weerstand heeft op de afspraak, zoals twijfel of hij iets kan waarmaken, of angst om een fout te maken, komt dat zelden op tafel. Wanneer het de attitude is om sneller ja te zeggen om niet lastig gevonden te worden, dan het gesprek te openen over zijn twijfels, zal de weerstand door sluimeren in uitstellen, niet plannen of de verantwoordelijkheid afschuiven op anderen.
2. Deze persoon is het niet eens met de afspraak
Het zou kunnen dat deze collega het niet eens is met deze afspraak. Wanneer dit niet wordt uitgesproken, is de kans groot dat deze persoon niet zal committeren aan de afspraak, waardoor de afspraak ook niet nagekomen zal worden.
3. Teams hebben moeite om elkaar aan te spreken
Aanspreken voelt voor veel mensen als een risico. Het is niet te voorspellen hoe de ander reageert, of het de relatie schaadt, of het als kritiek wordt gezien. Het risico wordt dat er een conflict ontstaat, en dat de samenwerking met desbetreffende collega stopt. Daardoor blijven veel kleine irritaties onbesproken. Het gevolg is dat afspraken langzaam vervagen, en niemand precies weet wanneer het is misgelopen.
4. Er is meer focus op status en ego dan op de resultaten van de organisattie
Wanneer het niet helder is tot welk resultaat de taak zal leiden, of wanneer de doelen van de organisatie niet helder zijn, wordt gekeken naar acties, deadlines en ‘waar schiet ik het meest mee op?’. ‘What’s in it for me’ ondermijnt ‘what’s in it for us’. De taak zal verschuiven naar onderaan de takenlijst, en medewerkers zullen status en ego najagen.
Afspraken nakomen in de theorie
Patrick Lencioni beschrijft dit helder in zijn model over de frustraties van teamwork.
De basis van samenwerking is vertrouwen. Zonder vertrouwen durven mensen hun twijfels niet te delen. Wanneer dat ontbreekt, vermijden teams ook het productieve conflict en daarmee de scherpe, eerlijke gesprekken die nodig zijn om afspraken stevig te maken en nakomen. En zodra die laag ontbreekt, wordt eigenaarschap diffuus en blijven resultaten afhankelijk van een paar mensen die extra hard trekken.
We zien dit dagelijks terug. Teams die heel gemotiveerd zijn en echt willen leveren, maar toch keer op keer vastlopen. Niet omdat ze slecht zijn, maar omdat ze het gesprek dat bij de afspraak hoort overslaan. Het is alsof je een huis bouwt zonder fundering. De afspraak staat, maar hij rust nergens op.
Hoe wij afspraken nakomen zien
Wanneer we met teams buiten aan de slag gaan, wordt dit zichtbaar in een paar minuten.
Een eenvoudige oefening laat zien wie initiatief neemt, wie afwacht, wie afspraken checkt en wie aanneemt dat de ander het wel oppakt. In de dynamiek zie je waar de afspraak breekt, nog voordat het in de praktijk is misgegaan.
Het is gedrag dat heel menselijk is. Mensen willen aardig gevonden worden, conflicten vermijden, competent overkomen en zekerheid voelen. Maar precies die attitude maken het moeilijk om accountability als waarde in te zetten binnen een team en een organisatie.
Eigenaarschap en vertrouwen is nodig om anderen aan te spreken, twijfels toe te geven en tegengeluid te geven. En dat vraagt soms begeleiding van iemand die niet midden in de dynamiek staat. Iemand die ziet wat er onder water gebeurt, in plaats van alleen wat er wordt gezegd.
Tot slot
Herken je dat afspraken worden gemaakt, maar in de praktijk steeds schuiven of verdwijnen?
Dan kan het helpen om met je team te onderzoeken wat er onder de oppervlakte gebeurt. Meestal zit de oplossing niet in de afspraak zelf, maar in de manier waarop jullie die met elkaar dragen.
Tot slot
Wil je onderzoeken hoe vertrouwen en leiderschap binnen jullie organisatie sterker kunnen worden verankerd?
Maak de teamscan om helderheid te creëren waar jouw team staat.
Of volg ons op LinkedIn voor wekelijkse tips over leiderschap, communicatie & samenwerken.
